FORRETNINGSORDEN FOR SKOLEBESTYRELSEN PÅ ELLEMARKSKOLEN
Version 1.0. Vedtaget på skolebestyrelsesmøde den 16. december 2020
§ 1. Forretningsordenens område
Denne forretningsorden er gældende for skolebestyrelsen ved Ellemarkskolen.
§ 2. Skolebestyrelsens sammensætning
Skolebestyrelsen sammensættes i henhold til folkeskolelovens § 42 og styrelsesvedtægt for Køge Kommunes Skolevæsen. Det betyder, at skolebestyrelsen består af følgende:
Stk. 1. 7 stemmeberettigede forældrerepræsentanter valgt for en fireårig periode.
1 af pladserne kan tildeles en lokal repræsentant fra det lokale erhvervs-/foreningsliv.Stk. 2. 2-4 forældresuppleanter til skolebestyrelsen vælges for et år ad gangen. Forældresuppleanterne deltager på lige fod med Forældrerepræsentanter i skolebestyrelsesmøderne med undtagelse af situationer, der kræver afstemning.
Litra a: En forældresuppleant kan tiltræde som midlertidig forældrerepræsentant med dennes status ved længerevarende fravær, sygdom eller lignende.
Litra b: I tilfælde af, at en forældrerepræsentant udtræder af bestyrelsen, findes en ny blandt forældresuppleanterne.
Stk. 3. 2 stemmeberettigede medarbejderrepræsentanter vælges for to år ad gangen, blandt og af medarbejderne på skolen.
Stk. 4. 2 stemmeberettigede elevrådsrepræsentanter vælges blandt og af eleverne på skolen. De valgte elevrådsrepræsentanter er repræsentanter for elevrådet indtil nye elevrådsrepræsentanter er valgt, for så vidt de ikke er udtrådt af skolen.
Stk. 5. Hvis en suppleant er udpeget som erstatning for et fraværende bestyrelsesmedlem, har vedkommende stemmeret.
Stk. 6. Skoleledelsen deltager i møderne uden stemmeret. Skoleleder og dennes stedfortræder varetager sekretærfunktion.
Stk. 7. Næstformanden vælges blandt de stemmeberettigede forældrerepræsentanter på det konstituerende møde, og er fungerende formand ved dennes fravær.
Stk. 8. Formanden vælges blandt de stemmeberettigede forældrerepræsentanter på det konstituerende møde.
§ 3. Skolebestyrelsesvalg
For at sikre en mere jævn overgang af skolebestyrelsen vælges henholdsvis 3 eller 4 af forældrerepræsentanter forskudt hvert andet år (lige), ie. 2022, så man vælges for en 4 -årig periode.
Stk. 1. Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende skolebestyrelsesmøde i skoleåret efter et skolebestyrelsesvalg. Hvis formand eller næstformand udtræder af skolebestyrelsen i utide, konstituerer skolebestyrelsens sig på ny.
Stk. 2. Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen før tid, skal dette meddeles til skoleforvaltningen, byrådet og skoleledelsen. Før tid betyder før ens barn/børn/værge har forladt skolen.
Stk. 3. Skolebestyrelsen skal efter forældrebestyrelsesvalget i 2022, beslutte hvilke repræsentanter der kun sidder for en 2-årig periode. Dette stk. bortfalder herefter.
§ 4. Skolebestyrelsens virksomhed
Skolebestyrelsens opgaver og beføjelser er beskrevet i folkeskolelovens § 44. Skolebestyrelsen udøver sin virksomhed inden for de mål og rammer, som kommunalbestyrelsen fastsætter, jf. folkeskolelovens § 40, samt beskrevet i Styrelsesvedtægt for Køge Kommunes Skolevæsen.
§ 5. Skolebestyrelsens møder
Skolebestyrelsen udøver sin virksomhed i møder, og skolebestyrelsens møder afholdes for lukkede døre.
Stk. 1. Skolebestyrelsen kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem.
Stk. 2. Der er ordinære skolebestyrelsesmøder ca. en gang hver måned med undtagelse af juli måned. Bestyrelsen kan herudover indkaldes ekstraordinært af formanden i samarbejde med skolelederen, hvis der er særligt presserende sager mellem de ordinære møder.
Stk. 3. Bestyrelsen kan i øvrigt indkaldes, hvis en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det med angivelse af punkter til dagsordenen.
Stk. 4. Formanden indkalder via skolelederen til ordinære møder med mindst 14 dages varsel. Møderække udarbejdes for ordinære møder ved skoleårets start og behandles på augustmødet, så mødedatoerne tilstræbes kendt ved skoleårets start.
Stk. 5. Kan et medlem ikke deltage i et varslet skolebestyrelsesmøde, meddeles snarest muligt afbud til skolens kontor eller til formanden.
§ 6. Dagsorden
Dagsordenen for møderne tager dels udgangspunkt i skolebestyrelsens årshjul, dels i supplerende tematikker som enkelte bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsen eller skoleledelsen ønsker at få drøftet eller blive orienteret/orienterer om. Forslag til dagsorden fremsendes til formanden.
Dagsordenen udarbejdes af formanden og skolelederen.
Stk. 1. I tilfælde af at referatet fra forrige bestyrelsesmødet ikke har kunne godkendes af bestyrelsen, vil ”Godkendelse af referat” altid optræde som det første punkt på dagsordenen på det kommende bestyrelsesmøde.
Stk. 2. Dagsordenen struktureres således at skoleledelsens orienteringspunkt ligger herefter. Er referatet godkendt, er punktet først.
Stk. 3. Herudover vægtes ”drøftelsespunkter” med afsæt i årshjulet eller supplerende tematikker mest tid i dagsordenen. Yderligere orienteringspunkter optræder sidst i dagsordenen.
Stk. 4. Punktet ”Eventuelt” er sidste punkt på dagsordenen. Emner kan indmeldes af alle på mail (evt. i forbindelse med dagsorden), eller tages direkte på mødet. Der føres ikke beslutningsreferat, men bliver der enighed om emner til senere møder, så noteres det i referatet i punktform.
Stk. 5. Dagsordenen sendes sammen med referatet fra sidste møde samt bestyrelsens årshjul minimum 4 dage inden mødet. Samtidig hermed offentliggøres dagsordenen for det kommende skolebestyrelsesmøde på skolens hjemmeside.
Stk. 6. Det godkendte referatet lægges efterfølgende på skolens hjemmeside.
§ 7. Kriterier for Beslutningsdygtighed
Stk. 1. Skolebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af de stemmeberettigede er til stede (6 medlemmer eller flere).
Stk. 2. Bestyrelsesmedlemmer kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de er personligt til stede under disse.
Stk. 3. Alle beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal ved håndsoprækning, og ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
Stk. 4. Hvis det ønskes af bare én stemmeberettiget repræsentant, kan afstemningen afvikles som hemmelig.
Stk. 5. Ved stemmelighed i hemmelig afstemning forsøges endnu engang, er der endnu engang stemmelighed, er det formanden, der træffer det afgørende valg.
Inden skolebestyrelsens endelige vedtagelse i sager vedr. skolens virksomhed, indhenter skolens leder, hvis det er muligt, udtalelse fra fx skolens MED-udvalg og/eller andre relevante ad-hoc udvalg på skolen.
§ 8. Mødereferater
Stk. 1. Skoleleder, dennes stedfortræder eller udpeget referent (af skoleleder) tager beslutningsreferat af møderne.
Stk. 2. I referaterne anføres for hvert møde, hvilke personer, der har været til stede.
Stk. 3. Ethvert medlem kan forlange afvigende opfattelser tilført referatet og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger.
Stk. 4. Skolebestyrelsesmedlemmerne har 3 dage fra modtagelsen af seneste referat til at gøre indsigelser til referatet, hvis der ikke er indsigelser, betragtes det som godkendt.
Stk. 5. Kan referatet ikke godkendes, bliver det endeligt godkendt efter behandling som første punkt på dagsordenen, på næstkommende bestyrelsesmøde.
§ 9. Skolebestyrelsens beretning
Skolebestyrelsen evaluerer løbende skolens virksomhed og bestyrelsens arbejde. Evalueringen indarbejdes i årsberetningen, der præsenteres på skolens hjemmeside.
Skolebestyrelsen indkalder mindst en gang årligt forældrene til et fælles møde til drøftelse af skolens virksomhed. På dette møde behandles årsberetningen.
§ 10. Tavshedspligt og inhabilitet
Alle skolebestyrelsesmedlemmer er underlagt tavshedspligt i forhold til personoplysninger i de sager bestyrelsen behandler, som oftest under et lukket punkt.
Der er ligeledes tavshedspligt i forhold til de konkrete forhandlingsforløb i bestyrelsesmødet.
Reglerne om inhabilitet fremgår af forvaltningslovens kapitel 2, og vedrører en persons forhold ved behandling af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Inhabilitet kan fx komme på tale, når en person har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald.
Et skolebestyrelsesmedlem er forpligtet til selv at underrette skolebestyrelsen om, at der i forhold til en given sag foreligger forhold, som kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
Skolebestyrelsen træffer afgørelse om, hvorvidt habilitetsforholdet skal medføre udelukkelse fra deltagelse i behandlingen af sagen.
Habilitetsspørgsmål kan også rejses af andre skolebestyrelsesmedlemmer.
§ 11. Tolkning af forretningsordenen
Tolkning af denne forretningsorden foretages umiddelbart af formanden. Tvivlsspørgsmål i forhold hertil kan indbringes for bestyrelsen til behandling på næste møde.
§ 12. Ikrafttrædelse og ændring i forretningsordenen
Nærværende forretningsorden træder i kraft ved vedtagelsen.
Forslag til ændringer i og tillæg til skolebestyrelsens forretningsorden skal fremsættes skriftligt på et ordinært skolebestyrelsesmøde og vedtages med simpelt flertal. Forretningsordenen evalueres en gang om året i august måned.
Vedtaget på skolebestyrelsesmødet den 16. december 2020